Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn via rentbosspann.no er Kippersund Vaktmestertjenester AS (org.nr. 935 576 229), som driver merkevaren RentBosspann.

Henvendelser om personvern rettes til post@rentbosspann.no. Vi tilstreber svar innen 5 virkedager, og senest innen 30 dager som kreves etter GDPR art. 12.

Vi har ikke utpekt et eget personvernombud (DPO), da virksomheten ikke er omfattet av plikten etter GDPR art. 37. Personvernspørsmål håndteres direkte av daglig leder.

Vi behandler kun opplysninger som er nødvendige for å levere tjenesten. Avhengig av kundetype og tjenesteforhold behandler vi følgende kategorier:

• Identifikasjon: navn, e-postadresse, telefonnummer.
• Adresseinformasjon: bostedsadresse og geografisk posisjon (koordinater) for tjenesteutførelse.
• Tjenesteinformasjon: spannstørrelse(r), serviceplan, tømmehyppighet og historikk over utførte vask.
• Betalingsinformasjon: valgt betalingsmodell og fakturastatus. Kortdata behandles ikke av oss – fakturering skjer via Conta.
• For bedriftskunder: firmanavn, organisasjonsnummer og fakturaepost/-adresse.
• Kommunikasjonslogg: e-post og SMS sendt i forbindelse med varsling, bestillingsoppfølging og kvittering.
• Autentiseringsdata: e-postadresse brukt for innlogging i kundeportalen via engangskode (magic link). Det lagres ingen passord.
• Markedsføring (kun ved samtykke): e-postadresse for utsendelse av nyheter og tilbud.

All behandling av personopplysninger hos RentBosspann har et lovlig grunnlag etter GDPR art. 6. Vi benytter følgende grunnlag:

• Avtaleoppfyllelse (art. 6(1)(b)): behandling som er nødvendig for å registrere bestillingen, vurdere dekning, planlegge og gjennomføre vask, håndtere kundeportal og utsende driftsrelaterte varsler.
• Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c)): lagring av regnskaps- og fakturaopplysninger i henhold til regnskapsloven § 13 (5 år).
• Berettiget interesse (art. 6(1)(f)): beskyttelse mot robottrafikk og misbruk via Cloudflare Turnstile, samt intern logging av feilsituasjoner for driftssikkerhet.
• Samtykke (art. 6(1)(a)): utsendelse av markedsføring og nyhetsbrev. Samtykket er frivillig, spesifikt og kan trekkes tilbake når som helst.

Personopplysninger behandles utelukkende for følgende formål, knyttet til det respektive behandlingsgrunnlaget:

• Registrere og vurdere bestillinger og forespørsler om tjeneste.
• Planlegge, koordinere og gjennomføre vask av bosspann.
• Sende driftsrelaterte varsler: bekreftelse, påminnelse, kvittering og oppfølging.
• Administrere kundeportal og verifisert innlogging.
• Utstede faktura og følge opp betaling.
• Overholde lovpålagte regnskaps- og rapporteringsforpliktelser.
• Beskytte tjenesten mot automatisert misbruk og svindelforsøk.
• Sende markedsføring og nyheter til kunder som har gitt uttrykkelig samtykke.

For å levere tjenesten benytter RentBosspann følgende underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Det er inngått databehandleravtaler der dette er påkrevd:

• Supabase Inc. (USA) — database og autentisering. Databehandling skjer i EU-regionen (Ireland) med EU Standard Contractual Clauses (SCC) som overføringsgrunnlag.
• Resend Inc. (USA) — transaksjonell e-post (varsler, kvitteringer, innloggingskoder). Overføring basert på SCC.
• Conta AS (Norge) — fakturering og regnskapsintegrasjon. Behandling i Norge.
• Cloudflare Inc. (USA) — bot-beskyttelse via Turnstile. Minimale tekniske data (IP, nettleserfingeravtrykk) behandles kortvarig. Overføring basert på SCC.
• Geonorge / Kartverket (Norge) — adresseoppslag for å validere leveringsadresse. Kun adressestreng overføres; ingen kobling til personidentitet.
• Brønnøysundregistrene (Norge) — validering av organisasjonsnummer for bedriftskunder. Opplysningene er offentlig tilgjengelige.

Noen av våre databehandlere er lokalisert i USA. Overføring av personopplysninger til disse skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standard kontraktsbestemmelser (Standard Contractual Clauses, SCC) i henhold til GDPR art. 46(2)(c).

Du kan be om innsyn i hvilke SCC-er som gjelder for den aktuelle leverandøren ved å kontakte oss på post@rentbosspann.no.

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for det formålet de ble samlet inn for:

• Regnskaps- og fakturaopplysninger: 5 år etter regnskapsårets slutt, i henhold til regnskapsloven § 13.
• Bestillings- og kundedata (ikke-regnskapsmessig): slettes senest 3 år etter avsluttet kunderelasjon.
• Autentiseringslogger og engangskoder: slettes innen 24 timer etter utstedelse.
• Markedsføringssamtykke og tilknyttet e-postadresse: lagres til samtykket trekkes tilbake, deretter slettes det innen 30 dager.
• Tekniske logger (feillogging, sikkerhet): slettes innen 90 dager.

RentBosspann sender kun markedsføring og nyhetsbrev til kunder som har gitt et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke. Samtykket innhentes separat fra vilkårsaksepten ved bestilling.

Du kan trekke samtykket tilbake når som helst ved å klikke på avmeldingslenken i e-posten, via kundeportalen eller ved å kontakte oss på post@rentbosspann.no. Tilbaketrekning av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som skjedde før tilbaketrekningen.

Driftsrelatert kommunikasjon — som ordrebekreftelse, varsler om planlagt vask, kvitteringer og innloggingskoder — er ikke markedsføring og sendes uavhengig av markedsføringsamtykke, med hjemmel i avtaleoppfyllelse.

rentbosspann.no benytter ikke sporings- eller analysecookies. Vi bruker ingen tredjeparts analyseverktøy som Google Analytics, Meta Pixel eller lignende.

Teknisk nødvendige sesjonsdata kan lagres midlertidig i nettleseren for å holde deg innlogget i kundeportalen. Disse inneholder ingen personidentifiserende informasjon utover en kryptert sesjonsreferanse og slettes ved utlogging.

Du har følgende rettigheter etter GDPR. Henvendelser rettes til post@rentbosspann.no og besvares innen 30 dager:

• Innsyn (art. 15): rett til å få bekreftet om vi behandler opplysninger om deg, og i så fall hvilke.
• Retting (art. 16): rett til å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet.
• Sletting (art. 17): rett til å kreve sletting («retten til å bli glemt»), med mindre behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (f.eks. regnskapsplikt).
• Begrensning (art. 18): rett til å kreve at behandlingen begrenses i visse situasjoner.
• Dataportabilitet (art. 20): rett til å motta egne opplysninger i et strukturert, maskinlesbart format der behandlingen er basert på samtykke eller avtale.
• Innsigelse (art. 21): rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
• Tilbaketrekking av samtykke (art. 7(3)): samtykke til markedsføring kan trekkes tilbake når som helst uten at det påvirker tidligere lovlig behandling.

Dersom du mener at RentBosspann behandler personopplysninger i strid med GDPR eller personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Datatilsynet kan kontaktes på postkasse@datatilsynet.no eller via datatilsynet.no. Vi oppfordrer deg likevel til å kontakte oss direkte først, slik at vi kan forsøke å løse saken.

RentBosspann kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten, regelverket eller behandlingspraksis. Vesentlige endringer varsles til registrerte kunder via e-post med minst 30 dagers varsel.

Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på rentbosspann.no/personvern. Versjonsnummer og ikrafttredelsesdato fremgår øverst i dokumentet.